Основными задачами и функциями архивного сектора являются:
- Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.:
- хранение и учет документов, принятых в сектор;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в архивный комитет Ленинградской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в секторе.
1.1. Сектор обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций, а также находящихся в совместном ведении Сланцевского муниципального района и Ленинградской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся собственностью Ленинградской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды сектора;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
1.2. Сектор по согласованию с администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
1.3. Документы, относящиеся к частной собственности, поступают на хранение в сектор в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Сектором, действующим от имени администрации.
1.2. Комплектование сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:
- составление списков организаций-источников комплектования Сектора, утверждаемых администрацией по согласованию с Архивным управлением Санкт-Петербурга и Ленинградской области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного хранения в сектор;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе.
1.3. Организационно-методическое руководство ведением делопроизводства и деятельностью архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций и организаций иных форм собственности, а также государственных органов и организаций в плане осуществления отдельных государственных полномочий, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования;
- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования сектора и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в Архивное управление Ленинградской области поступивших от организаций – источников комплектования сектора описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в сектор в порядке, установленном Архивным управлением Ленинградской области;
- изучение и обобщение практики работы архивов организаций и служб делопроизводства, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и служб делопроизводства.
1.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов сектора по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публицистическая деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб юридических и физических лиц;
- прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
1.5. Реализация отдельных государственных полномочий Ленинградской области сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области.